ตู้เอกสารเหล็ก

ตู้เอกสารเหล็ก

ตู้เอกสารเหล็ก – เหมาะกับพนักงานราชการและสำนักงานเอกชนที่มีเอกสารต้องจัดเก็บในปริมาณมากและเก็บไว้เป็นเวลานาน รวมถึงการเก็บเอกสารไว้อย่างเป็นความลับเพราะตู้ทึบและถูกทำลายได้ยาก ที่สำคัญคือประหยัดต้นทุนเรื่องตู้ไปได้มากกว่าตู้ชนิดอื่น และหากต้องการใช้ในบ้านก็เหมาะกับการเก็บเอกสารสำคัญไว้ในห้องส่วนตัวหรือห้องเก็บของเพราะไม่เหมาะกับการตั้งโชว์

ข้อดี 

• แข็งแรงทนทานใส่เอกสารหนักๆ น้ำหนักมหาศาลได้อย่างไม่ต้องกลัวว่าจะพัง
• เก็บเอกสารด้านในได้อย่างมิดชิดเพราะเป็นตู้ทึบ
• ราคาไม่สูง หาซื้อได้ง่าย
• รูปแบบการใช้งานของตู้เหมาะกับผู้จัดซื้อหรือผู้ประกอบการที่อยากลดต้นทุนเรื่องตู้เอกสาร

ข้อเสีย

• ดีไซน์ไม่เหมาะกับการตั้งโชว์
• เสี่ยงการเกิดสนิม

การเลือกซื้อตู้เก็บเอกสาร

แม้ว่าความนิยมของการเก็บเอกสารแบบอิเลคทรอนิกส์จะเพิ่มมากขึ้น แต่ในหลาย ๆ สำนักงานก็ยังคงต้องใช้ตู้เก็บเอกสารอยู่ การเลือกซื้อตู้สักใบไม่ใช่แค่เลือกว่าต้องการกี่ลิ้นชัก ซึ่งการพิจารณาเลือกซื้อที่ดีจะมีผลคือแทนที่จะได้ระบบจัดเอกสารที่ดูเรียบร้อย คุณอาจจะยังต้องมีเอกสารกองพะเนินอยู่บนโต๊ะอยู่ดี ปัจจัยที่ควรจะนำมาพิจารณานั้นก็คือพื้นที่ของสำนักงาน ขนาดและชนิดของเอกสารที่จัดเก็บ รวมถึงประสิทธิภาพในการผลิต

ชนิดของตู้เอกสาร

ตู้เอกสารในปัจจุบันนั้น แบ่งออกได้เป็นสองชนิดด้วยกันคือ ตู้เอกสารแบบแนวตั้ง และตู้เอกสารแบบแนวนอน ตู้เอกสารแบบแนวตั้งเป็นรุ่นดั้งเดิมที่ใช้มาตั้งแต่สมัยแรกๆ มีตั้งแต่ 2-5 ลิ้นชัก ซึ่งมักใช้เก็บเอกสารขนาดจดหมาย หรือ ขนาด Legal ไว้ที่ด้านหน้าของลิ้นชัก ตู้เอกสารอีกชนิดหนึ่งคือ ตู้เอกสารแนวขวาง ซึ่งกว้างกว่าธรรมดามาก ทำให้สามารถเก็บเอกสารจากด้านหน้า หรือเก็บจากข้างหนึ่งไปยังอีกข้างหนึ่งได้ ซึ่งตู้ประเภทนี้ไม่ลึกเท่าตู้เอกสารแนวตั้ง และสามารถที่จะใช้เป็น ฉากกั้น (Partition) ได้ในเวลาเดียวกัน

ตู้เอกสารแนวตั้ง โดยมากจะเหมาะกับสำนักงานที่มีพื้นที่กำแพงน้อย ถึงแม้ว่ามันจะเก็บเอกสารได้ไม่มากเท่าตู้แนวขวางแต่ก็กินเนื้อที่น้อยกว่า และลิ้นชักมีความลึก 15-28 นิ้ว โดยประมาณ

ตู้เอกสารแนวขวางจะยืดหยุ่นกว่าในเรื่องของการจัดเก็บ เราสามารถเก็บเอกสารขนาด Legal และ Letter ได้ในลิ้นชักเดียวกัน ในขณะที่ตู้แนวตั้งต้องเลือกอันใดอันหนึ่ง ลิ้นชักของตู้ประเภทนี้ก็มักจะใหญ่กว่า และสามารถเก็บเอกสารได้มากกว่าตู้ตั้งมาตรฐานได้ถึง 1/3 เท่า และมีความกว้างโดยเฉลี่ยตั้งแต่ 36 – 42 นิ้ว

คุณภาพของตู้เอกสาร

ข้อบ่งชี้อย่างแรกของตู้เอกสารที่มีคุณภาพดีก็คือ ถึงแม้ว่าเราจะวางเอกสารไว้เยอะ น้ำหนักมาก ตัวยึดลิ้นชักจะต้องรับน้ำหนักได้ และเปิด / ปิดได้อย่างไม่ติดขัด

จุดเด่นด้านความปลอดภัยก็เป็นอีกเรื่องที่ควรให้ความสนใจ เราควรจะมองหากลไกที่ช่วยป้องกันไม่ให้ลิ้นชักเกยหรือกระทบกันเวลาที่เปิดออกมาหลายตัวพร้อมกัน ตู้ที่มีคุณภาพจะใช้ลิ้นชักที่มีน้ำหนักสมดุลกัน และมีตัวล๊อกด้านในให้เปิดลิ้นชักได้ครั้งละ 1 ตัวเท่านั้น

ตู้เอกสารนั้น ยิ่งใช้งานมากเท่าใด ก็จะยิ่งเกิดความเสียหายได้มาก ตู้ที่ใช้วัสดุเหล็กที่มีคุณภาพดี หนา และทนทานจะสามารถต้านทานความเสียหายของตู้เอกสารได้ทั้งภายนอกและภายใน ความต้านทานต่อไฟ และแรงกระแทกได้มีการทดสอบพิเศษเกี่ยวกับการทนไฟและแรงกระแทกโดยห้องทดลองของบริษัทประกันภัยแห่งหนึ่ง ซึ่งบอกว่าตู้เอกสารจะสามารถทนไฟที่ประมาณ 1700 degree และที่ความร้อนได้ในอุณหภูมิต่ำกว่า 350 F ภายในหนึ่งชั่วโมง ยิ่งกว่านั้น ตู้บางใบยังสามารถป้องกันได้แม้กระทั่งแผ่นดิสก์และเทป ซึ่งจะต้องเก็บในอุณหภูมิต่ำกว่า 125 degree อีกด้วย

ตัวเลือกอื่น ๆ ในการจัดเก็บเอกสาร

หากคุณมีพื้นที่จำกัด แต่มีเอกสารที่ต้องการจัดเก็บมาก คุณอาจใช้ระบบกลไกเพื่อประหยัดพื้นที่ เช่น ตู้เอกสารแบบลูกรอก ซึ่งจะสามารถเก็บเอกสารได้ในประมาณมาก เมื่อต้องการหยิบหรือวางเอกสาร ก็เพียงแต่หมุนลูกรอกหรือแยกมันออกให้เกิดช่องว่าง

อีกทางเลือกหนึ่งคือ ชั้นวางอิสระแบบเปิด ซึ่งเป็นชุดของชั้นวางที่จะวางเรียงข้าง ๆ กันหรือซ้อน ๆ กันก็ได้ ด้วยความที่มันไม่มีอะไรปิด ทำให้เราสามารถหยิบเอกสารได้ง่าย และชั้นวางลักษณะนี้ราคาไม่แพง หากคุณคิดจะขยายเพิ่มทีหลัง

สำหรับการเก็บเครื่องมือหรือเอกสารสำคัญ ตู้เซฟน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะหากซื้อเป็นตู้เก็บเอกสาร คุณจะต้องเพิ่มเงินเพื่อให้มันทนไฟและแรงกระแทก

ราคา

ต้นทุนของตู้เอกสารนั้นขึ้นอยู่กับวัสดุที่ใช้ จำนวนลิ้นชัก รูปทรงและตัวล๊อกลิ้นชัก เช่น ตู้เอกสารสองลิ้นชักจะถูกกว่าตู้เอกสารห้าลิ้นชัก ตู้เอกสารแนวขวางราคาอาจจะแพงกว่าแบบแนวตั้ง ถ้าทนไฟและแรงกระแทกได้ ราคาก็แพงขึ้นอีก

เคล็ดลับในการเลือกซื้อ

ซื้อตู้เอกสารที่เข้าชุดกับเฟอร์นิเจอร์อื่น ๆ ผู้ผลิตส่วนใหญ่จะผลิตตู้เอกสารหลากหลายรูปแบบ สี และ วัสดุ เพื่อให้เข้ากันได้กับเฟอร์นิเจอร์อื่น ๆ ตรวจสอบความกว้างภายในลิ้นชัก

ตู้เอกสารบางใบอาจจะกว้างกว่าปกติ ซึ่งเหมาะสำหรับคนที่ชอบวางแฟ้มทีละมาก ๆ และควรจะรู้ว่าต้องการลิ้นชักที่จุได้มากที่สุดเท่าใด

หลีกเลี่ยงการแขวนแฟ้ม

การแขวนแฟ้มอาจจะทำให้ดูเกะกะ ควรมองหาตู้ที่ด้านข้างของลิ้นชักสูง ไม่มีรางแขวน

ประหยัดเงินด้วยการซื้อตู้เอกสารใช้แล้ว เพราะวัสดุที่ใช้ผลิตตู้เอกสารสมัยก่อนจะมีคุณภาพดี แต่ต้องตรวจสอบเสียงรบกวนหรือรอยขีดข่วนต่าง ๆ

จัดการเอกสาร เรื่องง่ายๆที่ไม่ง่ายเลย | ตู้เอกสารเหล็ก มอก.   

ตู้ล็อคเกอร์ Lucky ต้องที่ไอคอนิค | มั่นใจได้ ราคาพิเศษตั้งแต่ใบแรก (iconic-office.com)

ตู้เอกสารเหล็ก มอก. พูดถึงเรื่องการจัดเอกสาร พฤติกรรมแรกที่เราจะทำคือ ถอนหายใจ คิดว่าหลายๆคนคงเป็นเพราะมันทั้งเสียเวลา ทั้งยุ่งยากไหนจะพื้นที่เก็บเอกสารไม่เพียงพอ เอกสารบางอย่างก็ยังยังคงตองใช้งาน และ เอกสารบางชนิดก็ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว เรายังต้องมานั่งเสียเวลาคักแยกเอกสารพวกนี้ออกจากกันอีก 

เอาละงั้นวันนี้เราจะมาแก้ปัญหานี้ไปพร้อมกัน คิดว่าหากทดลองทำวิธีนี้แล้วการจัดเอกสารจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป

เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารทั้งหมดให้พร้อม
อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน อย่างกล่องกระดาษ แฟ้ม ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องเก็บเอกสาร 

แยกเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บให้เป็นหมวดหมู่
โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็น 2 ประเภท คือ เอกสารที่ยังต้องใช้อยู่ในระหว่างการปฏิบัติงาน และ เอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว หรือ ไม่จำเป็นต้องใช้แล้วนั่นเอง

ทำการจัดเรียงเอกสาร
เมื่อทำการแยกเอกสารเป็นหมวดหมู่แล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวัน และ เวลาอีกครั้ง เพื่อให้สะดวกในการค้นหาในครั้งต่อไป และ เป็นระเบียบยิ่งขึ้น

จัดเข้าแฟ้มเอกสาร
ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นเข้าแฟ้ม โดยแยกให้ชัดเจนว่าแต่ละแฟ้มนั้นเป็นเอกสารหมวดไหน แต่ใน 1 แฟ้มก็ไม่ควรเก็บเอกสารจนมากเกินไป เพราะนอกจากจะหาได้ยากแล้ว ขนาดของแฟ้มที่หนา

เกินไปยังมีผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย

คัดแยกว่าเอกสารไหนควรเก็บ เอกสารไหนควรจะทิ้งไป
เอกสารที่จำเป็นต้องเก็บไว้ใช้งานควรเก็บไว้ในที่ ที่หาง่ายและหยิดได้สะดวก ส่วนเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้วควรเก็บใส่กล่องหรือลังเพื่อนำไปทำเป็นการดาษ Recycle หรือรอทำลายต่อไป

แต่สิ่งอื่นที่สำคัญที่สุดคือควรฝึกจนเป็นนิสัย ควรแยกเอกสารที่ต้องใช้ และ เอกสารที่ใช้แล้วให้เป็นที่ เพื่อครั้งต่อไปเราจะได้รู้ว่าเอกสารชุดอยู่ตรงไหนจะได้ไม่ต้องมาปวดหัวกับการจัดเรียงเอกสารกันอีก 

กลับสู่หน้าหลัก festivaldomingosmartins.com